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DOCUMENT D’ANALYSE FONCTIONNEL

-

FUNCTIONAL ANALYSIS DOCUMENT

Processus Achat

Microsoft Business Central

    1. ANAL

Almatech

Sommaire

1. Introduction 3

2. Vue d‘ensemble 4

3. Planification 5

4. Traitement d‘une livraison directe 6

5. Saisie d’une demande de prix 7

6. Saisie d’une commande cadre 8

7. Saisie d’une commande d‘achat 10

8. Saisie d’un retour d’une commande achat 12

9. Rapports achat 13

10. Historique achat 14

11. Annexe 1 : Liste d‘écarts 16

  1. Introduction

Ce document liste l’analyse fonctionnel sur les processus métier du client concernant le domaine des achats. Les principaux objectifs de l’analyse fonctionnel sont :

  • Visiter les sites clients comme les usines, entrepôts et/ou bureaux
  • Conduire des ateliers orientés processus.
  • Ne pas rentrer en profondeur sur les fonctionnalités de l’ERP ni faire de démonstrations
  • Comprendre la façon de travailler actuelle, les points faibles et les attentes globales et futures
  • Identifier les écarts critiques et les interfaces qui peuvent avoir un impact sur le projet
  • Identifier les volumes des référentiels et données transactionnelles
  • Confirmer le périmètre fonctionnel, technique, géographique et organisationnel du projet
  • Identifier un jeu de donnée nécessaire pour l’ERP pour mieux préparer les ateliers de démonstration.

Ce document a été préparé sur la base d‘atelier(s) réalisés avec les membres de l'équipe de projet suivants :

Atelier

Date

Lieu

Almakom

Client

1er atelier

Nom et Prénom

Nom et Prénom

2ème atelier

Nom et Prénom

Nom et Prénom

Versions du document

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Date

Description

Ecrit par

Approuvé par

Draft

JJ/MM/AAAA

Draft

Nom et Prénom

Nom et prénom

JJ/MM/AAAA

Liste de diffusion

Membre de l‘équipe

Fonction

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Nom et Prénom

Nom et Prénom

  1. Vue d‘ensemble
    1. Schéma d’ensemble des processus achat

Les processus standards ERP qui font partie des ateliers d’analyse sur les achats sont :

3 Planification

3.1. Contexte et Hypothèses

3.1 Contexte et Hypothèses

Le processus d'achat du client Almatech est complexe et comprend plusieurs types d'achats, notamment les offres, les projets et les achats génériques société. Les achats sont mutualisés multi-projet, ce qui signifie que les pièces achetées peuvent être utilisées sur plusieurs projets.

Il existe deux options pour les achats : "industrielle" et "spécifique". L'option "industrielle" nécessite un stock minimum, tandis que l'option "spécifique" permet d'anticiper ou de constater les besoins de chaque projet.

La réception des pièces est un processus à revoir, car il est difficile de savoir où se trouve le colis. Le processus de "incoming" est utilisé pour contrôler et recevoir la livraison, avec photos du colis non ouvert et ouvert.

Les petites commandes nécessitent une chaîne d'approbation, qui peut être dépendante de la personne qui passe la commande ou du risque sur la commande. Le seuil d'approbation peut varier en fonction de la personne qui passe la commande.

Le client utilise actuellement le tableau de bord adapté au profil de l'utilisateur avec les informations pertinentes, ainsi que l'export facile dans Excel. Les articles sont classés en trois types : en stock, non inventory (sans gestion de stock) et service.

La gestion du multi-sourcing, y compris la référence fournisseur, est également importante. Les informations de planning, telles que le lead-time, le stock de sécurité et le Minimum Order Quantity, doivent être prises en compte.

La catégorisation des fournisseurs est également possible, mais il faudra voir si on peut trouver par "spécialité". La catégorisation des fournisseurs est actuellement réalisée via Catya.

La "Purchase quote" (demande d'offre) est utilisée pour demander des offres à des fournisseurs, avec la possibilité de rentrer les offres fournisseurs et de lier la commande au projet. La séquençage des archivages est également possible.

La gestion de l'incoterm est importante pour avoir un suivi des dates d'expédition. Les informations du projet, y compris les WP pour la gestion des coûts dans le projet, sont également importantes.

La réception des pièces peut se faire en 1 clic, avec la création d'un Warehouse receipt pour transmettre l'info au magasin des "choses" à recevoir. Le magasiner rentrera les informations, y compris la livraison partielle.

La gestion des certificats par la Qualité Contrôle est également importante, car il n'y a pas nécessairement le besoin d'avoir les certificats pour toutes les pièces, cela dépend du projet (si pièce de vol ou non).

Les hypothèses retenues pour ce projet sont les suivantes :

* La mise en place d'un flux d'approbation formalisé pour les petites commandes.
* La gestion des coûts de transport lié à la commande.
* La discussion avec la comptabilité concernant la gestion des frais de transport.
* La mise en place d'un processus d'inspection pour les pièces reçues.
* La gestion des statuts pour bloquer la facture en comptabilité si la qualité n'est pas validée.

[INFORMATION MANQUANTE]

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

3.2. Schéma des processus ERP : Planification 1.0

3.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

3.4. Documents et statistiques

À compléter par Almatech

3.5. Volume des données

À compléter par Almatech

3.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

4 Traitement d‘une livraison directe

4.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

4.2. Schéma des processus ERP : Traitement d’une livraison directe 2.0

4.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

4.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

4.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

4.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

  1. Saisie d’une demande de prix

5.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

    1. Schéma des processus ERP : Demande de prix 3.0

5.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

5.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

5.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

5.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

6 Saisie d’une commande cadre

6.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

6,2, Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande cadre 4.0

6.3. Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

6.4. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

6.5. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

6.6. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

6.7. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

7 Saisie d’une commande d‘achat

7.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

7.2 Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

7.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

7.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

7.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

7.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

8 Saisie d’un retour d’une commande achat

8.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

8.2. Schéma des processus ERP : Saisie d’un retour d’une commande achat 6.0

Une image contenant texte, capture d’écran, diagramme, Police

Le contenu généré par l’IA peut être incorrect.

8.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

8.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

8.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

8.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

9 Rapports achat

9.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

9.2 Schéma des processus ERP : Rapport achat 8.0

9.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

9.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

9.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

9.6. Ecarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

10 Historique achat

10.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

10.2 Schéma des processus ERP : Historique achat 9.0

10.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

10.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

10.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

10.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

11 Annexe 1 : Liste d‘écarts

11.1. Liste d’écarts

La liste d’écart doit être initialisée et finalisée à la fin de la phase d’analyse.

Indiquer l’URL où la liste des écarts sera stockée (SharePoint / Teams / DevOps / Autre).

Contenu par Sections

Contenu organisé par sections avec édition individuelle.

3.1. Contexte et Hypothèses

3.1 Contexte et Hypothèses Le processus d'achat du client Almatech est complexe et comprend plusieurs types d'achats, notamment les offres, les projets et les achats génériques société. Les achats sont mutualisés multi-projet, ce qui signifie que les pièces achetées peuvent être utilisées sur plusieurs projets. Il existe deux options pour les achats : "industrielle" et "spécifique". L'option "industrielle" nécessite un stock minimum, tandis que l'option "spécifique" permet d'anticiper ou de constater les besoins de chaque projet. La réception des pièces est un processus à revoir, car il est difficile de savoir où se trouve le colis. Le processus de "incoming" est utilisé pour contrôler et recevoir la livraison, avec photos du colis non ouvert et ouvert. Les petites commandes nécessitent une chaîne d'approbation, qui peut être dépendante de la personne qui passe la commande ou du risque sur la commande. Le seuil d'approbation peut varier en fonction de la personne qui passe la commande. Le client utilise actuellement le tableau de bord adapté au profil de l'utilisateur avec les informations pertinentes, ainsi que l'export facile dans Excel. Les articles sont classés en trois types : en stock, non inventory (sans gestion de stock) et service. La gestion du multi-sourcing, y compris la référence fournisseur, est également importante. Les informations de planning, telles que le lead-time, le stock de sécurité et le Minimum Order Quantity, doivent être prises en compte. La catégorisation des fournisseurs est également possible, mais il faudra voir si on peut trouver par "spécialité". La catégorisation des fournisseurs est actuellement réalisée via Catya. La "Purchase quote" (demande d'offre) est utilisée pour demander des offres à des fournisseurs, avec la possibilité de rentrer les offres fournisseurs et de lier la commande au projet. La séquençage des archivages est également possible. La gestion de l'incoterm est importante pour avoir un suivi des dates d'expédition. Les informations du projet, y compris les WP pour la gestion des coûts dans le projet, sont également importantes. La réception des pièces peut se faire en 1 clic, avec la création d'un Warehouse receipt pour transmettre l'info au magasin des "choses" à recevoir. Le magasiner rentrera les informations, y compris la livraison partielle. La gestion des certificats par la Qualité Contrôle est également importante, car il n'y a pas nécessairement le besoin d'avoir les certificats pour toutes les pièces, cela dépend du projet (si pièce de vol ou non). Les hypothèses retenues pour ce projet sont les suivantes : * La mise en place d'un flux d'approbation formalisé pour les petites commandes. * La gestion des coûts de transport lié à la commande. * La discussion avec la comptabilité concernant la gestion des frais de transport. * La mise en place d'un processus d'inspection pour les pièces reçues. * La gestion des statuts pour bloquer la facture en comptabilité si la qualité n'est pas validée. [INFORMATION MANQUANTE]

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